ПОЛИТИКА
безопасности персональных данных федерального государственного бюджетного учреждения «Евпаторийский военный детский клинический санаторий имени Е.П. Глинки» Министерства обороны Российской Федерации
- Общая часть
1.1. Настоящая Политика безопасности персональных данных (далее - Политика) определяет порядок создания, обработки и защиты персональных данных клиентов, работников ФГБУ «Евпаторийский военный детский клинический санаторий имени Е.П. Глинки» Минобороны России (далее - Учреждение).
1.2. Основанием для разработки данного локального нормативного акта являются:
- Конституция РФ от 12 декабря 1993 г. (ст. ст. 2, 17-24, 41);
- глава 14 (ст. 86-90) Трудового кодекса Российской Федерации;
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- Указ Президента РФ от 06 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;
- Требования к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 2008 г. № 512;
- Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687;
- Требования к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 01 ноября 2012 года № 1119;
- Состав и содержание организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденный приказом ФСТЭК от 18 февраля 2013 г. № 21;
- Устав Учреждения;
1.1. Целью настоящей Политики является определение порядка обработки персональных данных клиентов Учреждения - оператора, лиц, работающих по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам (далее – работников) Учреждения - оператора, согласно Перечня персональных данных, утвержденного Приказом Учреждения - оператора; обеспечение защиты прав и свобод человека и клиента при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным клиентов и работников Учреждения - оператора, за невыполнение требований и норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.
1.2. Персональные данные клиентов и работников относятся к категории конфиденциальной информации. Конфиденциальность, сохранность и защита персональных данных обеспечиваются путем создания системы защиты информации в информационных системах.
- Основные понятия, используемые в настоящей Политике
Для целей настоящей Политики применяются следующие термины и определения:
Оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
Клиенты (субъекты персональных данных) – физические лица, обращающиеся по вопросам, относящимся к компетенции Учреждения - оператора.
Работники (субъекты персональных данных) - физические лица, состоящие в трудовых и иных гражданско-правовых отношениях с Учреждением - оператором.
Документы, содержащие персональные данные работника - документы, которые работник предоставляет Учреждению - оператору (работодателю) в связи с трудовыми отношениями, касающиеся конкретного работника (субъекта персональных данных), а также другие документы, содержащие сведения, предназначенные для использования в служебных целях.
Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Биометрические персональные данные – сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность.
Обработка персональных данных клиента или работника - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных клиента или работника.
Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных третьим лицам.
Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц в установленных законом случаях.
Блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
Автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
Информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
Конфиденциальность персональных данных – обязанность операторов и иных лиц, получивших доступ к персональным данным, не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законодательством.
Несанкционированный доступ (несанкционированные действия) - доступ к информации или действия с информацией, нарушающие правила разграничения доступа, в том числе с использованием штатных средств, предоставляемых информационными системами персональных данных.
Общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.
- Общие принципы обработки персональных данных клиентов и работников
3.1. Обработка персональных данных клиентов и работников осуществляется на основе принципов:
1) законности и справедливости;
2) достижения конкретных, заранее определенных и законных целей (не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных);
3) недопустимости объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
4) соответствия обработки персональных данных целям их обработки;
5) соответствия содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки (обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки);
6) обеспечения при обработке персональных данных точности персональных данных, их достаточности, а в необходимых случаях и актуальности по отношению к целям обработки персональных данных. Общество - оператор должно принимать необходимые меры, либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных, или неточных данных;
7) хранения персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен Федеральным законом № 152-ФЗ, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральными законами.
В целях обеспечения прав и свобод человека и клиента, Учреждение - оператор и его представители при обработке персональных данных клиента или работника обязаны соблюдать следующие общие требования:
1) Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по работе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
2) Все персональные данные клиента следует получать у него самого или у его полномочного представителя. Все персональные данные работника работодатель должен получать у него самого. Если персональные данные клиента, работника Учреждения - оператора возможно получить только у третьей стороны, то клиент, работник Учреждения - оператора должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие.
3) При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных клиента или работника Учреждение - оператор должно руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом, Федеральным законом Российской Федерации, законодательством РФ в сфере защиты персональных данных и обработки информации, Уставом Учреждения - оператора и иными Федеральными законами, и локальными нормативными актами в области защиты персональных данных.
4) Учреждение - оператор не имеет права получать и обрабатывать персональные данные клиента или работника, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом № 152-ФЗ и другими федеральными законами.
5) Запрещается принятие на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия в отношении клиента и работника или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом № 152-ФЗ.
6) Решение, порождающее юридические последствия в отношении клиента или работника, или иным образом затрагивающее его права и законные интересы, может быть принято только при наличии согласия в письменной форме клиента и работника, или в случаях, предусмотренных Федеральным законодательством, устанавливающим также меры по обеспечению соблюдения прав и законных интересов субъекта персональных данных.
7) Учреждение - оператор (работодатель) обязано разъяснить клиенту и работнику порядок принятия решения и возможные юридические последствия такого решения, предоставить возможность заявить возражение против такого решения, а также разъяснить порядок защиты клиентом и работником своих прав и законных интересов.
8) Учреждение - оператор обязано рассмотреть возражение в течение тридцати дней со дня его получения и уведомить клиента и работника о результатах рассмотрения такого возражения.
9) Защита персональных данных клиентов и работников от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена Учреждением - оператором за счет своих средств, в порядке, установленном федеральными законами.
10) Работники или их представители должны быть ознакомлены с документами Учреждения - оператора, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
3.2. Учреждение - оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия клиента, если иное не предусмотрено Федеральным законом № 152-ФЗ, на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе государственного контракта, либо путем принятия государственным органом соответствующего акта (далее - поручение Учреждения - оператора). Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Учреждения - оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Федеральным законом № 152-ФЗ. В поручении Учреждения - оператора должны быть определены перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, и цели обработки. Должна быть установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также должны быть указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со статьей 19 Федерального закона № 152-ФЗ.
3.3. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Учреждения - оператора, не обязано получать согласие клиента на обработку его персональных данных.
3.4. В случае если Учреждение - оператор поручает обработку персональных данных другому лицу, ответственность перед клиентом за действия указанного лица несет Учреждение - оператор. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Учреждения - оператора, несет ответственность перед Учреждением – оператором.
- Получение персональных данных клиента и работника
4.1. Получение персональных данных осуществляется путем представления их самим клиентом или работником, на основании его письменного согласия, за исключением случаев, прямо предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.
В случаях, предусмотренных федеральными законами, обработка персональных данных осуществляется только с согласия клиента и работника в письменной форме. Равнозначным содержащему собственноручную подпись клиента и работника согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме электронного документа, подписанного в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ электронной подписью. Согласие клиента и работника в письменной форме на обработку его персональных данных должно включать в себя, в частности:
1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
2) фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);
3) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес Учреждения - оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
4) цель обработки персональных данных;
5) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
6) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Учреждения - оператора, если обработка будет поручена такому лицу;
7) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых Учреждением - оператором способов обработки персональных данных;
8) срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено Федеральным законодательством;
9) подпись субъекта персональных данных.
В случае недееспособности клиента согласие на обработку его персональных данных дает в письменной форме его законный представитель.
4.2. Работник Учреждения - оператора обязан:
- передавать Учреждению - оператору комплекс достоверных документированных персональных данных, указанных в пункте 4.1;
- своевременно в срок, не превышающий 5 рабочих дней, сообщать Учреждению - оператору об изменении своих персональных данных.
4.3. В случае необходимости проверки персональных данных клиента или работника Учреждение - оператор заблаговременно должно сообщить об этом клиенту или работнику, о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа клиента или работника дать письменное согласие на их получение.
4.4. Обработка персональных данных работника не требует получения соответствующего согласия в следующих случаях:
1) Если объем обрабатываемых Учреждением - оператором персональных данных не превышает установленные перечни, а также соответствует целям обработки, предусмотренным трудовым законодательством.
2) Обязанность по обработке, в том числе опубликованию и размещению персональных данных служащих в сети Интернет, предусмотрена законодательством Российской Федерации.
3) Обработка персональных данных близких родственников работника в объеме, предусмотренном установленными формами, либо в случаях, установленных законодательством Российской Федерации (получение алиментов, оформление допуска к государственной тайне, оформление социальных выплат). В иных случаях, получение согласия близких родственников работника является обязательным условием обработки их персональных данных.
4) Обработка специальных категорий персональных данных работника, в том числе, сведений о состоянии здоровья, относящихся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции на основании положений п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Федерального закона «О персональных данных» в рамках трудового законодательства.
5) При передаче персональных данных работника третьим лицам в случаях, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами.
6) При передаче его персональных данных в случаях, связанных с выполнением им должностных обязанностей, в том числе, при его командировании (в соответствии с Правилами оказания гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 г. № 490, нормативными правовыми актами в сфере транспортной безопасности).
7) В случаях передачи работодателем (представителем нанимателя) персональных данных работников в налоговые органы, военные комиссариаты, профсоюзные органы, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации.
8) При мотивированных запросах от органов прокуратуры, правоохранительных органов, органов безопасности, от государственных инспекторов труда при осуществлении ими государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных органов, уполномоченных запрашивать информацию о работниках в соответствии с компетенцией, предусмотренной законодательством Российской Федерации.
Мотивированный запрос должен включать в себя указание цели запроса, ссылку на правовые основания запроса, в том числе подтверждающие полномочия органа, направившего запрос, а также перечень запрашиваемой информации.
В случае поступления запросов из организаций, не обладающих соответствующими полномочиями, Учреждение - оператор обязано получить согласие работника на предоставление его персональных данных и предупредить лиц, получающих персональные данные работника о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, а также требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило будет (было) соблюдено.
9) Передача персональных данных работника кредитным организациям, открывающим и обслуживающим платежные карты для начисления заработной платы (денежного содержания), осуществляется без его согласия в следующих случаях:
- договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником, которого предусмотрены положения, предусматривающие передачу Учреждением - оператором персональных данных работника;
- наличие у Учреждения - оператора доверенности на представление интересов работника при заключении договора с кредитной организацией на выпуск банковской карты и ее последующем обслуживании;
10) Обработка персональных данных работника при осуществлении пропускного режима на территорию служебных зданий и помещений Учреждения - оператора, при условии, что организация пропускного режима осуществляется Учреждением - оператором самостоятельно.
4.5. Обработка персональных данных соискателей на замещение вакантных должностей в рамках правоотношений, урегулированных Трудовым кодексом Российской Федерации, предполагает получение согласия соискателей на замещение вакантных должностей на обработку их персональных данных на период принятия работодателем решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Исключение составляют случаи, когда от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключил соответствующий договор, а также при самостоятельном размещении соискателем своего резюме в сети Интернет, доступной неограниченному кругу лиц.
При поступлении в адрес работодателя резюме, составленного в произвольной форме, при которой однозначно определить лицо, его направившее, не представляется возможным, данное резюме подлежит уничтожению в день поступления.
В случае, если сбор персональных данных соискателей осуществляется посредством типовой формы анкеты соискателя, утвержденной оператором, то данная типовая форма анкеты должна соответствовать требованиям п. 7 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687. Типовая форма анкеты соискателя может быть реализована в электронной форме на сайте Учреждения - оператора, где согласие на обработку персональных данных подтверждается соискателем путем проставления отметки в соответствующем поле, за исключением случаев, когда работодателем запрашиваются сведения, предполагающие получение согласия в письменной форме.
Получение согласия также является обязательным условием при направлении работодателем запросов в иные организации, в том числе, по прежним местам работы, для уточнения или получения дополнительной информации о соискателе.
4.6. В соответствии с частью 1 статьи 11 ФЗ № 152«О персональных данных»:
1) Сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи.
2) Обработка биометрических персональных данных может осуществляться без согласия субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации об обороне, о безопасности, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, законодательством Российской Федерации о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию.
- Хранение и использование персональных данных клиентов и работников
5.1. Информация персонального характера клиента и работника хранится и обрабатывается с соблюдением требований действующего законодательства Российской Федерации о защите персональных данных.
5.2. Порядок хранения документов, содержащих персональные данные работников, осуществлять в соответствии с:
- Правилами, устанавливающими порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;
- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 2008 г. № 512 «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения».
5.3. Обработка персональных данных клиентов и работников Учреждения - оператора осуществляется смешанным путем:
- неавтоматизированным способом обработки персональных данных;
- автоматизированным способом обработки персональных данных (с помощью ПЭВМ и специальных программных продуктов).
5.4. Персональные данные клиентов и работников хранятся на бумажных носителях и в электронном виде.
5.5. Хранение текущей документации и оконченной производством документации, содержащей персональные данные клиентов и работников Учреждения - оператора, осуществляется во внутренних подразделениях Учреждения - оператора, а также в помещениях Учреждения - оператора, предназначенных для хранения отработанной документации, в соответствии с действующим приказом Учреждения - оператора.
Ответственные лица за хранение документов, содержащих персональные данные клиентов и работников, назначаются приказом Учреждения - оператора.
5.6. Хранение персональных данных клиентов и работников осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
Хранение документов, содержащих персональные данные клиентов и работников, осуществляется в течение установленных действующими нормативными актами сроков хранения данных документов. По истечении установленных сроков хранения документы подлежат уничтожению.
5.7. Учреждение - оператор обеспечивает ограничение доступа к персональным данным клиентов и работников лицам, не уполномоченным федеральными законами, либо Учреждением - оператором для получения соответствующих сведений.
5.8. Доступ к персональным данным клиентов и работников без специального разрешения имеют только должностные лица Учреждения - оператора, допущенные к работе с персональными данными клиентов и работников приказом Учреждения - оператора. Данным категориям работников в их должностные обязанности включается пункт об обязанности соблюдения требований по защите персональных данных.
- Защита персональных данных клиентов и работников
6.1. Учреждение - оператор при обработке персональных данных клиентов и работников обязано принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
6.2. Система защиты персональных данных включает в себя организационные и (или) технические меры, определенные с учетом актуальных угроз безопасности персональных данных и информационных технологий, используемых в информационных системах.
6.3. Обеспечение безопасности персональных данных клиентов и работников достигается, в частности:
1) определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
2) применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
3) применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
4) оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
5) учетом машинных носителей персональных данных;
6) обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;
7) восстановлением персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
8) установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
9) контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.
6.4. Безопасность персональных данных при их обработке в информационной системе обеспечивается с помощью системы защиты персональных данных, нейтрализующей актуальные угрозы, определенные в соответствии с частью 5 статьи 19 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».
6.5. Выбор средств защиты информации для системы защиты персональных данных осуществляется оператором в соответствии с нормативными правовыми актами, принятыми Федеральной службой безопасности Российской Федерации и Федеральной службой по техническому и экспортному контролю во исполнение части 4 статьи 19 Федерального закона «О персональных данных».
6.6. Для обеспечения безопасности персональных данных клиентов и работников при неавтоматизированной обработке предпринимаются следующие меры:
6.6.1. Определяются места хранения персональных данных, которые оснащаются средствами защиты:
- В помещениях, где осуществляется хранение документов, содержащих персональные данные клиентов и работников, имеются сейфы, шкафы, стеллажи, тумбы.
- Дополнительно кабинеты, где осуществляется хранение документов, оборудованы замками и системами охранной (пультовой) и пожарной сигнализаций.
- Учреждение - оператор охрану осуществляет подразделением охраны санатория.
6.6.2. Все действия по неавтоматизированной обработке персональных данных клиентов и работников осуществляются только должностными лицами, согласно Списку должностей, утвержденному приказом Учреждения - оператора, и только в объеме, необходимом данным лицам для выполнения своей трудовой функции.
6.6.3. При обработке персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе тех данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.
При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если не имеется возможности осуществлять их отдельно, должны быть приняты следующие меры:
1) при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) только копия;
2) при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.
Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление).
Персональные данные клиентов и работников, содержащиеся на материальных носителях, уничтожаются по Акту об уничтожении персональных данных.
Эти правила применяются также в случае, если необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными данными.
Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях, либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.
6.6.4. Обработка персональных данных осуществляется с соблюдением порядка, предусмотренного постановлением Правительства от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».
6.7. Для обеспечения безопасности персональных данных клиента и работника при автоматизированной обработке предпринимаются следующие меры:
6.7.1. Все действия при автоматизированной обработке персональных данных клиентов, работников осуществляются только должностными лицами, согласно списка должностей, утвержденного приказом Учреждения - оператора, и только в объеме, необходимом данным лицам для выполнения своей трудовой функции.
6.7.2. Персональные компьютеры, имеющие доступ к базам хранения персональных данных клиентов и работников, защищены паролями доступа. Пароли устанавливаются Администратором информационной безопасности и сообщаются индивидуально работнику, допущенному к работе с персональными данными и осуществляющему обработку персональных данных клиентов и работников на данном персональном компьютере.
6.7.3. Иные меры, предусмотренные Положением по организации и проведению работ по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.
6.8. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания и по истечении срока их хранения, в соответствии с приказами Учреждения - оператора по архивному делу, или продлевается на основании заключения экспертной комиссии Учреждения - оператора, если иное не определено законодательством Российской Федерации.
- Передача персональных данных клиентов и работников третьим лицам
7.1. Передача персональных данных клиентов третьим лицам осуществляется Учреждением - оператором только с письменного согласия клиента, с подтверждающей визой руководителя Учреждения - оператора, за исключением случаев, если:
1) передача необходима для защиты жизни и здоровья клиента, либо других лиц, и получение его согласия невозможно;
2) в целях обследования и лечения клиента, не способного из-за своего состояния выразить свою волю;
3) по запросу органов дознания, следствия, прокуратуры и суда в связи с проведением расследования или судебным разбирательством, в соответствии с Законом об оперативно-розыскной деятельности;
4) при наличии оснований, позволяющих полагать, что права и интересы клиента могут быть нарушены противоправными действиями других лиц;
5) в иных случаях, прямо предусмотренных Федеральным законодательством.
Лица, которым в установленном Федеральным законом №152-ФЗ порядке переданы сведения, составляющие персональные данные клиента, несут дисциплинарную, административную или уголовную ответственность за разглашение в соответствии с законодательством Российской Федерации.
7.2. Передача персональных данных клиента третьим лицам осуществляется на основании запроса третьего лица с разрешающей визой руководителя Учреждения - оператора при условии соблюдения требований, предусмотренных п. 7.1 настоящей Политики.
7.3. При передаче персональных данных работника третьим лицам работодатель должен соблюдать следующие требования:
7.3.1. Не сообщать персональные данные работника третьему лицу без письменного согласия работника за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, прямо предусмотренных федеральными законами.
7.3.2. Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия.
7.3.3. Предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены.
7.3.4. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции (должностных обязанностей).
7.3.5. Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, и только в том объеме, который необходим для выполнения указанными представителями их функций.
7.4. Передача персональных данных работника третьим лицам осуществляется на основании письменного заявления/запроса третьего лица с разрешающей визой руководителя Учреждения - оператора и только с согласия работника, в отношении которого поступил такой запрос, за исключением случаев, прямо предусмотренных п. 7.3.1 настоящей Политики.
7.5. Получателями персональных данных работников Учреждения - оператора (внешний доступ) могут относиться организации, в т.ч. государственные учреждения, органы государственной власти, получающие персональные данные в объеме и в порядке, определенном действующим законодательством, а именно:
- налоговые органы;
- правоохранительные органы;
- судебные органы;
- органы статистики;
- военкоматы;
- органы социального страхования (медицинские страховые организации в соответствии с договором обязательного медицинского страхования работающих клиентов);
- банковские организации;
- пенсионные фонды;
-подразделения муниципальных органов управления;
- другие получатели, в том числе вышестоящие федеральные органы исполнительной власти (по подведомственности).
Учреждение - оператор обеспечивает ведение Журнала учета выданных персональных данных клиентов и работников по запросам третьих лиц, в котором регистрируются поступившие запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.
В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральными законами на получение персональных данных клиента или работника, либо отсутствует письменное согласие клиента или работника на передачу его персональных данных, Учреждение - оператор обязано отказать в предоставлении персональных данных. В данном случае лицу, обратившемуся с запросом, выдается мотивированный отказ в предоставлении персональных данных в письменной форме, копия отказа хранится у Учреждения - оператора.
- Общедоступные источники персональных данных клиентов и работников
8.1. Включение персональных данных клиента в общедоступные источники персональных данных возможно только при наличии его письменного согласия.
8.2. В целях информационного обеспечения Учреждения - оператора могут создаваться общедоступные источники персональных данных (в том числе справочники, адресные книги, информационные стенды для потребителей услуг, оказываемых Учреждением - оператором). В общедоступные источники персональных данных с письменного согласия работника могут включаться его фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, иные персональные данные, предоставленные работником.
8.3. При обезличивании персональных данных согласие клиента или работника на включение персональных данных в общедоступные источники персональных данных не требуется.
8.4. Сведения о работниках могут быть исключены из общедоступных источников персональных данных по требованию самого работника, либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.
- Права и обязанности клиента и работника в области защиты его персональных данных
9.1. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у Учреждения - оператора, Клиенты имеют право на:
- полную информацию об объеме и содержании их персональных данных, а также способе обработки этих данных;
- свободный доступ к своим персональным данным.
Клиент имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:
1) подтверждение факта обработки персональных данных Учреждением - оператором;
2) правовые основания и цели обработки персональных данных;
3) цели и применяемые Учреждения - оператором способы обработки персональных данных;
4) наименование и место нахождения Учреждения - оператора, сведения о лицах (за исключением работников Учреждения - оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Учреждением - оператором или на основании Федерального закона № 152-ФЗ;
5) обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен Федеральным законом № 152-ФЗ;
6) сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
7) порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом;
8) информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;
9) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Учреждения - оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
10) иные сведения, предусмотренные Федеральным законом № 152-ФЗ или Федеральным законодательством.
Сведения должны быть предоставлены клиенту Учреждения - оператора в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
Сведения предоставляются клиенту или его представителю Учреждением - оператором при обращении, либо при получении запроса клиента или его представителя. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность клиента или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие клиента в отношениях с Учреждением - оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Учреждением - оператором, подпись клиента или его представителя. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В случае если сведения, а также обрабатываемые персональные данные были предоставлены для ознакомления клиенту по его запросу, клиент вправе обратиться повторно к Учреждению - оператору или направить ему повторный запрос в целях получения сведений и ознакомления с такими персональными данными не ранее чем через тридцать дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен Федеральным законодательством, принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
Клиент вправе требовать от Учреждения - оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
9.2. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении клиента или его представителя либо по запросу клиента или его представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Учреждение - оператор обязано осуществить блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, или обеспечить их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Учреждения - оператора) с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки. В случае выявления неточных персональных данных при обращении клиента или его представителя либо по их запросу или по запросу уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Учреждение - оператор обязано осуществить блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, или обеспечить их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Учреждения - оператора) с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы клиента или третьих лиц.
9.3. В случае подтверждения факта неточности персональных данных Учреждение - оператор на основании сведений, представленных клиентом или его представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязано уточнить персональные данные либо обеспечить их уточнение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Учреждения - оператора) в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снять блокирование персональных данных.
9.4. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных, осуществляемой Учреждением - оператором (или лицом, действующим по поручению Учреждения - оператора), Учреждение - оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты этого выявления, обязано прекратить неправомерную обработку персональных данных или обеспечить прекращение неправомерной обработки персональных данных лицом, действующим по поручению Учреждения - оператора. В случае если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно, Учреждение - оператор в срок, не превышающий десяти рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки персональных данных, обязано уничтожить такие персональные данные или обеспечить их уничтожение. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных Учреждение - оператор обязано уведомить клиента или его представителя, а в случае, если обращение клиента или его представителя либо запрос уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.
9.5. В случае достижения цели обработки персональных данных Учреждение - оператор обязано прекратить обработку персональных данных или обеспечить ее прекращение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Учреждения - оператора) и уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Учреждения - оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является клиент, иным соглашением между Учреждением - оператором и клиентом, либо если Учреждение - оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия клиента на основаниях, предусмотренных Федеральным законом № 152-ФЗ или Федеральным законодательством.
9.6. В случае отзыва клиентом согласия на обработку его персональных данных Учреждение - оператор обязано прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Учреждения - оператора) и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных, уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Учреждения - оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между Учреждением - оператором и клиентом, либо если Учреждение - оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Федеральным законом № 152-ФЗ или Федеральным законодательством.
9.7. В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение указанного срока, Учреждение - оператор осуществляет блокирование таких персональных данных или обеспечивает их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Учреждения - оператора) и обеспечивает уничтожение персональных данных в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен Федеральным законодательством.
9.8. Для своевременной и полной реализации своих прав, клиент обязан предоставить Учреждению - оператору достоверные персональные данные.
9.9. Работник обязан:
9.9.1. При приеме на работу предоставить работодателю (представителю нанимателя) свои полные и достоверные персональные данные.
9.9.2. Для своевременной и полной реализации своих трудовых, пенсионных и иных прав работник обязуется поставить в известность работодателя об изменении персональных данных, обрабатываемых работодателем в связи с трудовыми отношениями, в том числе изменении фамилии, имени, отчества, паспортных данных, о получении образования, квалификации, получении инвалидности и иных медицинских заключений, препятствующих выполнению своих должностных обязанностей, и прочих данных c предоставлением подтверждающих документов.
9.10. В целях обеспечения защиты персональных данных работник имеет право на:
9.10.1. Полную информацию о хранящихся у работодателя (представителя нанимателя) его персональных данных.
9.10.2. Свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами.
Выдача документов, содержащих персональные данные работников, осуществляется в соответствии со ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации, гл. 3 ст. 14 Федерального закона № 152-ФЗ с соблюдением следующей процедуры:
- заявление работника о выдаче того или иного документа на имя руководителя Учреждения - оператора (работодателя);
- выдача заверенной копии (в количестве экземпляров, необходимом работнику) заявленного документа либо справки о заявленном документе или сведениях, содержащихся в нем;
- внесение соответствующих записей в журнал учета выданной информации.
9.10.3. Требование об исключении или исправлении недостоверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением. При отказе работодателя (представителя нанимателя) исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю (представителю нанимателя) о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
9.10.4. Требование об извещении работодателем (представителем нанимателя) всех лиц, которым ранее были сообщены недостоверные или неполные персональные данные работника обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
9.10.5. Обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия Учреждения - оператора (представителя работодателя) при обработке и защите его персональных данных.
9.10.6. Иные права, предусмотренные действующим законодательством.
9.11. Работодатель обязан:
9.11.1. Предоставить работнику по его просьбе информацию о наличии у него персональных данных владельца, цели их обработки, способ обработки, разъяснить юридические последствия отказа работника от их предоставления в случае, если такая обязанность предусмотрена федеральными законами.
9.11.2. По письменному заявлению работника не позднее 3-х рабочих дней со дня его подачи бесплатно выдавать работнику копии документов, связанных с выполнением им трудовой деятельности.
9.11.3. Устранять выявленные недостоверные персональные данные в случаях и порядке, предусмотренном федеральными законами.
9.11.4. Принимать возможные меры по обеспечению безопасности персональных данных работников при их обработке.
9.12. Работодатель имеет право:
9.12.1. Требовать от работника предоставления персональных данных и документов, их подтверждающих, в случаях, предусмотренных Федеральным законодательством.
9.12.2. Иные права, предусмотренные действующим законодательством.
- Право на обжалование действий или бездействия Учреждения - оператора
10.1. Если клиент, его законный представитель или работник Учреждения - оператора считает, что Учреждение - оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Федерального закона № 152-ФЗ или иным образом нарушает его права и свободы, он вправе обжаловать действия или бездействие Учреждения - оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке.
10.2. Клиент или работник Учреждения - оператора имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.
- Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных клиентов и работников
11.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных клиента и работника, несут дисциплинарную, административную или уголовную ответственность в соответствии с Федеральным законодательством.
11.2. Работники Учреждения - оператора, допущенные к обработке персональных данных клиентов и работников, за разглашение полученной в ходе своей трудовой деятельности информации, несут дисциплинарную, административную или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
11.3. Моральный вред, причиненный клиенту или работнику вследствие нарушения его прав, нарушения правил обработки персональных данных, установленных Федеральным законом № 152-ФЗ, а также требований к защите персональных данных, установленных в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ, подлежит возмещению в соответствии с законодательством Российской Федерации. Возмещение морального вреда осуществляется независимо от возмещения имущественного вреда и понесенных субъектом персональных данных убытков.
- Заключительные положения
12.1. Настоящая Политика вступает в силу с даты его утверждения.
12.2. При необходимости приведения настоящей Политики в соответствие с вновь принятыми законодательными актами, изменения вносятся на основании приказа Учреждения - оператора.
12.3. Настоящая Политика распространяется на клиентов и работников Учреждения - оператора, имеющих доступ и осуществляющих перечень действий с персональными данными клиентов и работников.
12.4. В обязанности работников, осуществляющих первичный сбор персональных данных клиента, входит получение согласия клиента на обработку его персональных данных под личную подпись за исключением данных, представляемых в силу закона.
12.5. В обязанности Учреждения - оператора входит ознакомление всех работников с настоящей Политикой и лиц, принимаемых на работу до подписания трудового договора, под личную подпись.
Документы, определяющие политику в отношении обработки персональных данных клиентов и работников, размещаются на официальном сайте или информационном стенде Учреждения - оператора в течение 10 дней после их утверждения.
